Gestione documentale e conservazione dei dati

Responsabile Aziendale: Dott.ssa Gioys Scamacca

e-mail: g.scamacca@asp.cl.it

Le recenti disposizioni normative relative alla transizione digitale della P.A., in materia di semplificazione ed innovazione, attribuiscono un ruolo di primo piano al governo, alla gestione e alla conservazione dei documenti informatici. La conservazione dei documenti diviene fattore imprescindibile per la sostenibilità dei processi gestionali legati agli stessi.

> Nomina del Responsabile della gestione documentale e della conservazione dei dati (Delibera n. 764 del 14/05/2025)

Normativa: 

• il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
• il D.Lgs. 42/2004 “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002 n. 137”;
• il D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e ss.mm.ii. “Codice in materia di protezione dei dati personali recante disposizioni per l'adeguamento dell'ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE”;
• il D.P.C.M. 21 marzo 2013 “Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni”;
• il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis, 23 -ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” che dispone la nomina di un Responsabile della conservazione, che deve essere un dirigente o un funzionario formalmente designato, cui è affidato il compito di definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e governarne la gestione;
• il D.lgs. 7/3/2005 n. 82 “Codice dell’amministrazione digitale”